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Empresas certificadas pela auditoria ISO 14001, norma internacional de gestão ambiental, passam por auditorias periódicas que verificam se os processos declarados no sistema de gestão continuam sendo cumpridos na prática. O descarte de eletroeletrônicos é um dos pontos que aparece com frequência nessas auditorias, e nem sempre a empresa chega preparada com a documentação certa.
O problema raramente é a ausência de um processo de descarte. É a ausência de evidência documental desse processo, no formato e com o detalhamento que o auditor espera encontrar.
Reunimos cinco pontos específicos que vale revisar antes de uma auditoria de certificação ISO relacionada ao descarte de eletroeletrônicos.
O documento mais pedido em auditorias relacionadas a descarte de eletroeletrônicos é o Certificado de Destinação Final, gerado a partir do Manifesto de Transporte de Resíduos processado pelo sistema oficial, o SIGOR, no caso de operações em São Paulo. Esse certificado não é emitido automaticamente no momento da coleta, e sim alguns dias depois, quando o processo de destinação é concluído e registrado.
Empresas que descartaram equipamentos ao longo do ano sem guardar esses certificados chegam à auditoria sem conseguir comprovar, lote a lote, que os resíduos gerados tiveram destinação ambientalmente adequada.
Um segundo ponto comum em auditorias é a verificação da licença de operação do fornecedor contratado para o descarte. No estado de São Paulo, essa licença é emitida pela CETESB e é um documento único, específico para cada unidade operacional da recicladora.
Vale manter uma cópia atualizada dessa licença no arquivo da empresa, junto com os demais documentos do processo de descarte, para apresentar rapidamente quando o auditor solicitar essa comprovação.
Não basta ter certificados de destinação final arquivados. O auditor pode pedir para verificar se existe correspondência clara entre um lote específico de equipamentos descartados, com data e quantidade, e o certificado correspondente. Empresas que descartam com frequência, mas sem organizar essa relação, têm dificuldade em apresentar essa rastreabilidade quando solicitada.
Manter uma planilha simples, com data de coleta, quantidade e tipo de equipamento, número do manifesto e data do certificado recebido, resolve esse ponto sem exigir sistemas complexos.
Para empresas que também são auditadas em relação a segurança da informação, seja por certificações próprias ou por exigência de clientes, o processo de destruição de dados de HDs e SSDs descartados precisa ter evidência própria, separada do certificado ambiental. Essa evidência é o laudo fotográfico, documento interno da recicladora que comprova a destruição física do material de armazenamento.
Sem esse laudo, a empresa consegue comprovar a destinação ambiental do equipamento, mas não consegue comprovar que os dados nele armazenados foram efetivamente eliminados antes do descarte.
Vale revisar, antes da auditoria, se o fornecedor atual de reciclagem apresenta algum dos sinais de alerta já discutidos em outro momento, como ausência de licença de operação, promessas de destinação sem documentação correspondente ou falta de clareza sobre o processo aplicado a cada tipo de material. Mais detalhes sobre esses sinais estão disponíveis no artigo sobre erros comuns na escolha de um fornecedor de manufatura reversa.
Corrigir esse ponto antes da auditoria, trocando de fornecedor se necessário, evita que um problema de terceiros vire uma não conformidade registrada no sistema de gestão ambiental da própria empresa.
O ideal é revisar esses cinco pontos com pelo menos um mês de antecedência em relação à data da auditoria, tempo suficiente para solicitar ao fornecedor certificados que porventura estejam faltando, ou para reunir o laudo fotográfico de operações específicas de destruição de dados que não tenham sido arquivadas corretamente ao longo do ano.
Empresas que deixam essa revisão para a semana da auditoria costumam descobrir lacunas de documentação sem tempo hábil para resolvê-las, o que transforma um problema de organização em uma não conformidade formal no relatório final do auditor.
Sim. Fornecedores acostumados a atender empresas certificadas pela ISO 14001 já sabem quais documentos costumam ser solicitados e conseguem reunir rapidamente certificados, manifestos e laudos referentes ao período auditado, quando avisados com antecedência. Esse suporte reduz o trabalho interno da empresa na fase final de preparação.
Em auditorias que envolvem visita técnica, alguns auditores também aceitam entrar em contato direto com o fornecedor para esclarecer detalhes do processo de reciclagem, o que reforça a importância de trabalhar com uma recicladora que tenha rotina consolidada de atendimento a esse tipo de solicitação.
Nenhum dos cinco pontos revisados aqui exige uma reestruturação completa do processo de descarte da empresa. Eles exigem organização da documentação que, na maioria dos casos, já deveria estar sendo gerada a cada lote descartado ao longo do ano.
A BrasilReverso fornece documentação completa a cada operação de descarte, incluindo certificado de destinação final e laudo interno de destruição de dados, justamente para que seus clientes cheguem preparados a auditorias de certificação ISO. Sua empresa já reuniu essa documentação antes da próxima auditoria?
