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A gestão de ativos de TI ao fim da vida útil é um processo que vai muito além de simplesmente descartar equipamentos obsoletos. Envolve conformidade legal, segurança da informação, rastreabilidade documental e, em muitos casos, recuperação de valor residual. Empresas que tratam esse ciclo com planejamento saem na frente em auditorias de ESG, processos licitatórios e conformidade com a LGPD.
Este guia apresenta as 5 etapas de uma gestão de ativos de TI ao fim da vida útil estruturada, aplicável a empresas de qualquer porte com operações no Brasil.
Gestão de ativos de TI ao fim da vida útil é o conjunto de processos que uma organização estabelece para gerenciar o que acontece com seus equipamentos tecnológicos quando eles saem de operação. O conceito internacional é conhecido como ITAD, sigla para IT Asset Disposition.
No Brasil, o processo precisa atender a três marcos regulatórios simultaneamente: a PNRS, que estabelece a responsabilidade pelo descarte ambientalmente adequado dos resíduos eletroeletrônicos gerados; a LGPD, que exige a eliminação segura dos dados pessoais armazenados nos equipamentos; e a legislação tributária, que permite o aproveitamento de benefícios fiscais sobre ativos destruídos ou descartados.
O primeiro passo é saber exatamente o que existe. Um levantamento completo deve registrar tipo de equipamento, modelo, número de série, número de patrimônio interno, estado de conservação e localização por unidade.
Essa classificação define os próximos passos: equipamentos ainda funcionais podem ser avaliados para reuso ou venda no mercado de ativos usados. Equipamentos com dados sensíveis precisam de destruição antes do descarte. Equipamentos sem condições de uso seguem direto para o processo de Manufatura Reversa.
Para empresas com múltiplas filiais, o inventário deve ser consolidado por unidade, com estimativa de volume e identificação dos equipamentos que contêm dados sensíveis em cada localidade.
Nem todo equipamento que sai de operação chegou ao fim da vida útil técnica. Muitos são substituídos por modelos mais novos enquanto ainda funcionam adequadamente para outras aplicações.
A avaliação técnica antes do descarte é o que define se o equipamento pode ser destinado ao mercado de ativos usados, realocado internamente, doado ou processado via Manufatura Reversa. A compra e venda de ativos de TI usados é uma prática estabelecida no mercado que pode gerar retorno financeiro para a empresa geradora.
Qualquer equipamento que armazenou dados pessoais precisa ter essas informações eliminadas de forma irreversível antes de sair do controle da empresa. A LGPD prevê obrigações de segurança e eliminação segura de dados, e a simples formatação não atende esse requisito.
Para equipamentos que serão descartados em definitivo, a destruição física dos HDs e SSDs é o método mais seguro. O processo é documentado com laudo fotográfico que comprova a destruição de cada dispositivo.
Para equipamentos que serão reutilizados e precisam permanecer funcionais, a sanitização por software com norma técnica adequada como NIST 800-88 é uma alternativa.
Equipamentos que chegaram ao fim da vida útil precisam de destinação ambientalmente adequada realizada por empresa com licença de operação válida emitida pela CETESB ou pelo órgão ambiental competente do estado.
O processo de Manufatura Reversa desmonta e separa os materiais por tipo: plásticos moídos, metais ferrosos e não ferrosos, placas de circuito impresso destinadas à recuperação de materiais preciosos no exterior. Cada fração tem destino rastreável e documentado.
A documentação de conformidade é gerada ao final: o CDF emitido pelos sistemas SINIR, SIGOR ou sistema próprio integrado ao órgão ambiental em alguns dias após a conclusão do processo, ou o laudo técnico para empresas que não têm obrigação de emitir MTR.
Quando equipamentos de TI que ainda constam no ativo imobilizado da empresa precisam ser destruídos por obsolescência, avaria ou defeito, é possível comprovar perante a Receita Federal que esses materiais não podem mais ser comercializados. Com isso, a empresa deixa de pagar impostos sobre as perdas e pode obter uma dedutibilidade fiscal de 34% sobre o valor residual contábil dos lotes destruídos.
Esse retorno é aplicado para reduzir a base de cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, gerando economia real no processo de descarte. O mecanismo é regulamentado pelo Decreto Federal 9.580/2018 e exige um processo específico: inventário dos produtos, protocolo na Receita Federal, auditoria física por fiscal da RFB, destruição e emissão do Termo de Verificação Física. A BrasilReverso oferece assessoria completa em todo o processo.
Para saber mais: brasilreverso.com.br/servico/dedutibilidade-fiscal
A BrasilReverso oferece o ciclo completo de gestão de ativos de TI ao fim da vida útil: avaliação prévia do inventário, destruição física de dados com laudo fotográfico, Manufatura Reversa com rastreabilidade total e emissão de documentação de conformidade. A empresa possui certificações ISO 14001, ISO 45001 e R2V3, é associada à ABREE e à Green Eletron.
Para solicitar avaliação: brasilreverso.com.br/fale-conosco
