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Todo ano, a Black Friday movimenta a compra de notebooks, monitores, periféricos e outros equipamentos por parte de empresas que aproveitam a data para renovar parque tecnológico com desconto. O que poucas empresas planejam com a mesma antecedência é o outro lado dessa troca: o que fazer com os equipamentos substituídos e como realizar o descarte de eletrônicos.
Esse descuido cria um padrão previsível. Entre dezembro e janeiro, cresce o número de equipamentos parados em salas de TI, sem processo definido de descarte, enquanto a atenção da empresa está voltada para o fechamento do ano e para o início dos novos equipamentos em operação.
Planejar o descarte de eletrônicos antes da Black Friday, e não depois dela, evita esse acúmulo. Veja quatro passos para isso.
Quando a empresa só pensa no descarte depois que o equipamento novo já está instalado, ela perde a janela natural de planejamento, que é o próprio processo de compra. Nesse momento, já é possível estimar quantos equipamentos vão sair de uso, em que datas e em que condição, o que facilita orçar e contratar o serviço de descarte com antecedência.
Esperar para depois costuma significar contratar às pressas, muitas vezes já em dezembro, quando fornecedores têm agenda mais concorrida e a empresa tem menos tempo para verificar certificações antes de fechar contrato.
Notebooks e desktops substituídos continuam com dados da empresa armazenados, mesmo depois de formatados. Uma formatação ou um processo de apagamento por software, o chamado data wiping, reduz o acesso a esses dados, mas não elimina fisicamente a mídia de armazenamento.
Para eliminar esse risco de forma definitiva, o caminho mais seguro é a destruição física do HD ou SSD, processo que independe do tipo de mídia envolvida e que gera um laudo fotográfico como evidência interna de que o material foi efetivamente destruído. Mais detalhes sobre esse processo estão na página de destruição segura de dados da BrasilReverso.
Antes de contratar o descarte, vale levantar um inventário simples: quantos equipamentos, de que tipo, em que estado de conservação e com que urgência precisam sair da empresa. Esse levantamento é o que permite ao fornecedor de reciclagem planejar a logística de coleta, em vez de receber um pedido de retirada emergencial sem previsão de volume.
Esse inventário também é a base para o processo de gestão de ativos de TI ao fim da vida útil, que organiza cada etapa entre a saída de operação do equipamento e a emissão do certificado de destinação final.
Para empresas tributadas pelo lucro real, o descarte de equipamentos com valor contábil residual pode gerar dedutibilidade fiscal conforme o Decreto 9.580/2018. Como esse processo tem etapas formais, incluindo acompanhamento de auditor fiscal, ele também precisa ser planejado com antecedência, e não decidido depois que o equipamento já saiu da empresa sem documentação.
Encaixar esse planejamento no mesmo momento em que a compra da Black Friday está sendo decidida evita que a oportunidade de recuperação fiscal se perca por falta de tempo hábil no fim do ano.
Um erro comum é deixar que o equipamento antigo simplesmente se acumule na sala de TI assim que o novo chega, sem data definida para a coleta de descarte. Isso empurra o problema para janeiro, mês em que a maioria das equipes internas já está sobrecarregada com o planejamento do novo ano e tem ainda menos tempo disponível para organizar esse processo.
Definir, já no momento da compra, uma data de coleta para os equipamentos substituídos, e não apenas um prazo vago de saída de uso, é o que efetivamente evita que esse acúmulo aconteça. O fornecedor de reciclagem pode inclusive programar essa coleta com semanas de antecedência, encaixando a empresa em sua agenda de dezembro antes que ela fique mais concorrida.
Além dos equipamentos substituídos, a chegada de compras feitas na Black Friday costuma gerar volume de embalagens, plásticos de proteção e outros materiais que não fazem parte do escopo de reciclagem de eletroeletrônicos. Vale separar esses dois fluxos desde o início, para não misturar materiais que seguem rotas de reciclagem diferentes.
Enquanto o programa de descarte de eletrônicos cuida especificamente dos equipamentos fora de uso, a gestão de resíduos de embalagem costuma seguir o programa de coleta seletiva já existente na empresa, quando houver, o que evita sobrecarregar o fornecedor de reciclagem de eletroeletrônicos com materiais fora do seu escopo de atuação.
O pico de descarte que segue a Black Friday é previsível, o que significa que também é evitável enquanto motivo de acúmulo desorganizado. Quatro passos, planejar junto com a compra, cuidar da segurança dos dados, organizar o inventário e avaliar a dedutibilidade fiscal, transformam um problema de dezembro em um processo tranquilo iniciado em outubro.
A BrasilReverso atende empresas que precisam descartar volumes concentrados de equipamentos em curto prazo, com coleta programada e documentação completa. Sua empresa já sabe o que vai fazer com os equipamentos substituídos nesta Black Friday?
