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Toda empresa, cedo ou tarde, chega ao momento de trocar o parque de computadores. A dúvida que aparece nesse momento é sempre a mesma: o que fazer com os equipamentos antigos? Descartar computadores da empresa sem processo definido é a forma mais comum de gerar risco desnecessário, seja de vazamento de dados ou irregularidade ambiental.
Este artigo apresenta os seis passos para descartar computadores da empresa corretamente, do primeiro inventário até a documentação final.
Um computador corporativo carrega dois tipos de risco ao sair de uso: o dado que ainda está gravado nele, e o material que ele é fisicamente composto. Resolver só um dos dois não é suficiente. Descartar computadores da empresa de forma correta significa tratar os dois riscos ao mesmo tempo, com processo e documentação, não com decisão informal de quem estiver por perto no dia.
Antes de decidir o que fazer com cada computador, é preciso saber o que existe. Um inventário simples, com número de série, configuração e estado de funcionamento, evita que equipamento se perca no processo e serve de base para a documentação que vem depois.
Nem todo computador antigo precisa ser destinado. Parte pode ser reaproveitada internamente, redistribuída para outro setor ou, dependendo da política da empresa, doada. A decisão depende do valor residual do equipamento e da política interna de renovação de ativos, tema tratado com mais profundidade em gestão de ativos de TI.
Um erro comum é decidir isso por impulso, doando ou destinando o primeiro lote que aparece sem critério definido. Definir com antecedência o que caracteriza um equipamento como candidato à doação, por exemplo até dois anos de uso e sem defeito relevante, evita decisão caso a caso e mantém o processo consistente entre diferentes áreas da empresa.
Independentemente do destino do equipamento, remover os dados vem antes. Formatação convencional não elimina o conteúdo do disco, apenas o índice de arquivos. O processo correto depende de o computador ser reaproveitado ou destinado: no primeiro caso, cabe sobrescrita completa dos dados; no segundo, destruição física da mídia. O tema está detalhado em apagar os dados do HD.
Para os equipamentos que serão destinados, o próximo passo é escolher quem vai processá-los. Isso significa verificar licença de operação, certificações e homologação junto às entidades gestoras, não apenas aceitar a palavra certificada em uma proposta comercial. O passo a passo dessa verificação está em certificação de reciclagem de eletrônicos.
Vale desconfiar de fornecedor que não sabe explicar com clareza o que acontece com o equipamento depois da coleta, ou que trata pergunta sobre documentação como burocracia desnecessária. Regularidade se comprova com documento, não com a palavra do vendedor durante a negociação.
A movimentação do equipamento até a recicladora precisa ser registrada formalmente. A própria empresa que está descartando os computadores emite o manifesto de transporte de resíduos antes da coleta acontecer. Sem esse documento, não existe como comprovar depois que o equipamento saiu da empresa e chegou ao destino correto.
Empresa que nunca emitiu manifesto antes pode contar com apoio do próprio fornecedor de manufatura reversa para esse primeiro registro, já que a recicladora lida com esse sistema rotineiramente e consegue orientar sobre os campos exigidos e sobre a classificação correta do material.
Depois que a recicladora processa o material, ela emite a documentação de destinação, dentro do sistema oficial do órgão ambiental competente. Essa documentação, junto com o manifesto de transporte, é o que a empresa apresenta em auditoria, fiscalização ou processo de certificação ambiental. Guardar esses documentos organizados por lote de descarte evita correria quando alguém pedir comprovação meses depois.
Empresa pequena, com poucos computadores para descartar por vez, às vezes acha que o processo formal só vale para grande volume. Não é assim: a obrigação de documentar corretamente vale independentemente da quantidade, embora empresas menores possam consolidar vários descartes pequenos em uma única operação com a recicladora, reduzindo a frequência de contato sem abrir mão da documentação.
Sim. O serviço de reciclagem de eletroeletrônicos cobre desde a coleta até a emissão da documentação de destinação, com destruição física de dados quando necessário. Veja também a lista completa de equipamentos recebidos.
