Muitas empresas optam por locação de equipamentos de TI, em vez de compra direta, por razões de fluxo de caixa e atualização tecnológica periódica. O que costuma ficar em segundo plano na negociação desse contrato é a pergunta sobre o que acontece com os equipamentos quando o contrato termina.
Essa lacuna gera situações desconfortáveis. Em alguns casos, a locadora recolhe os equipamentos sem que a empresa contratante saiba qual destinação eles recebem. Em outros, o contrato termina e nenhuma das partes assume claramente a responsabilidade pelo descarte, deixando o equipamento parado até que alguém resolva o impasse.
Veja três pontos que ajudam a esclarecer essa responsabilidade antes que o contrato de locação seja assinado, ou renegociado.
O contrato de locação de equipamentos diz quem é responsável pelo descarte final?
O primeiro ponto, e o mais básico, é verificar se o contrato de locação menciona explicitamente o destino dos equipamentos ao final do período contratado. É comum que contratos padrão tratem apenas da devolução física do equipamento à locadora, sem especificar o que acontece com ele depois disso.
Sem essa cláusula, a empresa contratante não tem como comprovar, se precisar em uma auditoria futura, que o equipamento que ela usou teve destinação ambientalmente correta, mesmo que a responsabilidade formal já tenha passado para a locadora.
Quem é responsável quando os dados continuam nos equipamentos devolvidos?
Equipamentos devolvidos ao final de um contrato de locação, sobretudo servidores, notebooks e storage, costumam manter dados da empresa contratante até que passem por um processo de destruição ou apagamento seguro. Se o contrato não especifica quem executa esse processo antes da devolução, a empresa contratante pode estar entregando dados sensíveis sem controle sobre o que acontece com eles depois.
A LGPD, Lei 13.709/2018, coloca a responsabilidade pela proteção de dados pessoais sobre quem os controla, independentemente de o equipamento pertencer à empresa ou estar apenas locado. Por isso, faz sentido que a própria empresa contratante execute ou acompanhe a destruição dos dados antes da devolução, em vez de deixar esse processo inteiramente a cargo da locadora.
Comprar ao final do contrato muda a responsabilidade pelo descarte?
Muitos contratos de locação de TI incluem uma opção de compra do equipamento ao final do período, prática conhecida como locação com opção de compra. Quando a empresa exerce essa opção, ela passa a ser proprietária do equipamento e, a partir desse momento, assume integralmente a responsabilidade pela destinação final quando decidir descartá-lo.
Essa mudança de responsabilidade costuma passar despercebida, já que a empresa segue usando o mesmo equipamento da mesma forma. Mas, juridicamente, o momento da compra é o ponto em que a obrigação de descarte correto deixa de ser um tema para negociar com a locadora e passa a ser uma responsabilidade direta da empresa, sujeita à Política Nacional de Resíduos Sólidos, Lei 12.305/2010.
Vale negociar já no início do contrato o fornecedor de descarte final?
Sim, e essa negociação prévia costuma ser mais simples do que resolver o tema apenas quando o contrato está terminando. Incluir, já na assinatura do contrato de locação, uma cláusula que define o fornecedor responsável pelo descarte final, seja a própria locadora ou um parceiro indicado pela empresa contratante, evita a indefinição que normalmente aparece nos últimos meses do contrato.
Esse cuidado é ainda mais relevante para empresas que pretendem exercer a opção de compra ao final do período, já que elas sabem, desde o início, que a responsabilidade pelo descarte vai eventualmente recair sobre elas mesmas.
O que pedir à locadora antes de assinar o contrato?
Vale pedir, por escrito, informações sobre qual fornecedor a locadora usa para o descarte final dos equipamentos recolhidos e se esse fornecedor emite certificado de destinação final para cada lote processado. Locadoras que já trabalham com um parceiro certificado costumam ter essa informação disponível sem dificuldade.
Se a locadora não conseguir apresentar essa informação de forma clara, vale considerar negociar uma cláusula específica no contrato, deixando reservado o direito da empresa contratante de indicar seu próprio fornecedor de descarte para os equipamentos ao final do período, especialmente quando envolvem dados sensíveis armazenados.
Empresas de pequeno porte também precisam se preocupar com esse ponto?
Sim. O tamanho da empresa não muda a responsabilidade legal sobre a destinação correta dos equipamentos nem o risco relacionado à proteção de dados armazenados neles. Empresas menores, que às vezes locam apenas alguns notebooks ou um servidor, tendem a negociar esse tipo de cláusula com ainda menos frequência, por acreditarem que o volume pequeno não justifica essa atenção.
Na prática, o processo de verificação é o mesmo, independentemente do volume: confirmar por escrito quem cuida do descarte final e garantir que os dados armazenados sejam tratados antes da devolução dos equipamentos à locadora.
Sua empresa sabe exatamente o que o contrato de locação diz sobre o descarte?
Definir, por escrito, quem descarta o equipamento ao final de um contrato de locação de TI evita duas situações ruins: pagar por um serviço de locação sem saber o destino real dos equipamentos, ou herdar uma responsabilidade de descarte sem ter planejado esse custo.
A BrasilReverso atende tanto locadoras que precisam de um fornecedor certificado para o fim de vida útil de seu parque, quanto empresas que exerceram a opção de compra e agora precisam descartar equipamentos próprios. Sua empresa sabe exatamente o que o contrato de locação diz sobre esse ponto?