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Muitas empresas optam por locação de equipamentos de TI, em vez de compra direta, por razões de fluxo de caixa e atualização tecnológica periódica. O que costuma ficar em segundo plano na negociação desse contrato é a pergunta sobre o que acontece com os equipamentos quando o contrato termina.
Essa lacuna gera situações desconfortáveis. Em alguns casos, a locadora recolhe os equipamentos sem que a empresa contratante saiba qual destinação eles recebem. Em outros, o contrato termina e nenhuma das partes assume claramente a responsabilidade pelo descarte, deixando o equipamento parado até que alguém resolva o impasse.
Veja três pontos que ajudam a esclarecer essa responsabilidade antes que o contrato de locação seja assinado, ou renegociado.
O primeiro ponto, e o mais básico, é verificar se o contrato de locação menciona explicitamente o destino dos equipamentos ao final do período contratado. É comum que contratos padrão tratem apenas da devolução física do equipamento à locadora, sem especificar o que acontece com ele depois disso.
Sem essa cláusula, a empresa contratante não tem como comprovar, se precisar em uma auditoria futura, que o equipamento que ela usou teve destinação ambientalmente correta, mesmo que a responsabilidade formal já tenha passado para a locadora.
Equipamentos devolvidos ao final de um contrato de locação, sobretudo servidores, notebooks e storage, costumam manter dados da empresa contratante até que passem por um processo de destruição ou apagamento seguro. Se o contrato não especifica quem executa esse processo antes da devolução, a empresa contratante pode estar entregando dados sensíveis sem controle sobre o que acontece com eles depois.
A LGPD, Lei 13.709/2018, coloca a responsabilidade pela proteção de dados pessoais sobre quem os controla, independentemente de o equipamento pertencer à empresa ou estar apenas locado. Por isso, faz sentido que a própria empresa contratante execute ou acompanhe a destruição dos dados antes da devolução, em vez de deixar esse processo inteiramente a cargo da locadora.
Muitos contratos de locação de TI incluem uma opção de compra do equipamento ao final do período, prática conhecida como locação com opção de compra. Quando a empresa exerce essa opção, ela passa a ser proprietária do equipamento e, a partir desse momento, assume integralmente a responsabilidade pela destinação final quando decidir descartá-lo.
Essa mudança de responsabilidade costuma passar despercebida, já que a empresa segue usando o mesmo equipamento da mesma forma. Mas, juridicamente, o momento da compra é o ponto em que a obrigação de descarte correto deixa de ser um tema para negociar com a locadora e passa a ser uma responsabilidade direta da empresa, sujeita à Política Nacional de Resíduos Sólidos, Lei 12.305/2010.
Sim, e essa negociação prévia costuma ser mais simples do que resolver o tema apenas quando o contrato está terminando. Incluir, já na assinatura do contrato de locação, uma cláusula que define o fornecedor responsável pelo descarte final, seja a própria locadora ou um parceiro indicado pela empresa contratante, evita a indefinição que normalmente aparece nos últimos meses do contrato.
Esse cuidado é ainda mais relevante para empresas que pretendem exercer a opção de compra ao final do período, já que elas sabem, desde o início, que a responsabilidade pelo descarte vai eventualmente recair sobre elas mesmas.
Vale pedir, por escrito, informações sobre qual fornecedor a locadora usa para o descarte final dos equipamentos recolhidos e se esse fornecedor emite certificado de destinação final para cada lote processado. Locadoras que já trabalham com um parceiro certificado costumam ter essa informação disponível sem dificuldade.
Se a locadora não conseguir apresentar essa informação de forma clara, vale considerar negociar uma cláusula específica no contrato, deixando reservado o direito da empresa contratante de indicar seu próprio fornecedor de descarte para os equipamentos ao final do período, especialmente quando envolvem dados sensíveis armazenados.
Sim. O tamanho da empresa não muda a responsabilidade legal sobre a destinação correta dos equipamentos nem o risco relacionado à proteção de dados armazenados neles. Empresas menores, que às vezes locam apenas alguns notebooks ou um servidor, tendem a negociar esse tipo de cláusula com ainda menos frequência, por acreditarem que o volume pequeno não justifica essa atenção.
Na prática, o processo de verificação é o mesmo, independentemente do volume: confirmar por escrito quem cuida do descarte final e garantir que os dados armazenados sejam tratados antes da devolução dos equipamentos à locadora.
Definir, por escrito, quem descarta o equipamento ao final de um contrato de locação de TI evita duas situações ruins: pagar por um serviço de locação sem saber o destino real dos equipamentos, ou herdar uma responsabilidade de descarte sem ter planejado esse custo.
A BrasilReverso atende tanto locadoras que precisam de um fornecedor certificado para o fim de vida útil de seu parque, quanto empresas que exerceram a opção de compra e agora precisam descartar equipamentos próprios. Sua empresa sabe exatamente o que o contrato de locação diz sobre esse ponto?
