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Notebook e celular corporativo trocam de mão com frequência. Colaborador desliga, equipamento é substituído, aparelho antigo vai para o estoque até alguém decidir o que fazer com ele. Nesse intervalo, os dados continuam gravados no dispositivo, e poucas empresas têm um processo claro para remover dados antes do descarte desse tipo de equipamento.
O raciocínio usado para HD de desktop e servidor não se aplica direto a notebook e celular, porque o tipo de mídia e a forma como ela é montada no aparelho são diferentes. Este artigo detalha o que muda e os cinco cuidados que a empresa precisa ter para remover dados antes do descarte de notebooks e celulares corporativos com segurança.
Um HD de desktop é um componente separado, fácil de identificar e destruir isoladamente. Em boa parte dos notebooks fabricados nos últimos anos, o armazenamento é um SSD soldado diretamente na placa-mãe, o que torna a remoção física do componente mais complexa e, em alguns modelos, inviável sem inutilizar o equipamento inteiro.
No celular a situação é ainda mais integrada. O chip de armazenamento fica embutido na placa principal, junto com processador e outros componentes, e não existe a opção de simplesmente retirar o equivalente a um HD como se faz com um desktop. Isso muda a decisão entre destruir o componente isoladamente ou destruir o aparelho como um todo.
A primeira decisão é entre destinar o notebook ou reaproveitá-lo. Se o equipamento vai ser destinado, a forma mais segura de remover dados antes do descarte é a destruição física da mídia de armazenamento, seguindo o mesmo princípio já usado para HD de desktop: o disco é inutilizado de forma irreversível, e a operação é registrada em laudo. O comparativo completo entre métodos de eliminação de dados está em apagar os dados do HD.
Se a intenção é reaproveitar o notebook, seja repassando para outro colaborador ou vendendo o ativo, a destruição física deixa de ser opção, porque inutiliza o equipamento. Nesse caso, a alternativa é o data wiping, a sobrescrita completa dos dados por software, sem danificar o hardware.
Em parte. A maioria dos smartphones vendidos atualmente já sai de fábrica com criptografia de armazenamento ativada, o que muda o risco em comparação a um HD antigo sem criptografia. Ainda assim, essa proteção depende do modelo, da versão do sistema operacional e de como o aparelho foi configurado pela empresa, então não é prudente tratar a presença de criptografia como sinônimo de dado seguro sem verificar caso a caso.
Para celulares que serão destinados, a lógica é a mesma do notebook: destruição física do aparelho ou do componente de armazenamento, com laudo da operação. Para celulares que serão reaproveitados, a empresa depende de um processo de reset e verificação bem definido, o que foge do escopo de uma recicladora e é responsabilidade da própria área de TI antes de o aparelho sair do inventário.
A Lei 13.709/2018 não faz distinção entre tipo de equipamento. Notebook, celular, HD ou servidor armazenam dados pessoais de funcionários, clientes ou fornecedores, e a eliminação dessas informações é uma das etapas do tratamento de dados prevista na lei. A diferença não está na obrigação legal, que é a mesma para qualquer mídia, e sim na forma técnica de cumprir essa obrigação em cada tipo de equipamento.
O primeiro é inventariar o dispositivo antes de retirar de uso, registrando número de série ou IMEI, para que exista rastro de qual aparelho específico foi processado. O segundo é verificar se existe política de gestão de dispositivos móveis que permita apagamento remoto, porque isso já reduz o risco antes mesmo do descarte físico.
O terceiro é decidir com clareza entre reaproveitar e destinar, porque essa decisão define o processo inteiro, como explicado acima. O quarto é: se a decisão for destinar o equipamento, contratar uma empresa que faça destruição física com laudo, em vez de aceitar apagamento por software como se isso já fosse suficiente. O quinto é manter o registro de cada aparelho processado vinculado ao manifesto de transporte da operação, para que o volume de notebooks e celulares não fique diluído dentro de uma linha genérica de equipamentos eletrônicos na documentação.
É comum notebook e celular desligado ficarem guardados em uma gaveta ou armário por meses, sem definição de destino, o que é o pior cenário possível: o equipamento continua com dado gravado, sem controle de quem tem acesso físico a ele, e sem prazo definido para resolução. O ideal é que o intervalo entre o desligamento do equipamento e a decisão final seja o mais curto possível, e que o local de armazenamento temporário tenha algum controle de acesso, mesmo que informal, como uma sala trancada ou um armário restrito à área de TI.
Servidor costuma sair em lote pequeno e esporádico. Notebook e celular corporativo saem em volume maior e com frequência mais regular, à medida que a empresa renova o parque. Isso muda a lógica de documentação: em vez de tratar cada descarte como evento isolado, faz mais sentido consolidar um inventário contínuo, com emissão periódica de manifesto, em vez de esperar acumular um lote grande para só então gerar a documentação.
Sim. O processo segue o mesmo padrão usado para HD de desktop e servidor, destruição física com laudo fotográfico documentando a operação. Veja o serviço de destruição de dados e os cuidados específicos para equipamento de maior porte em descarte de servidores.
